Ficha de cliente para escola, loja ou serviço: o que guardar

Uma ficha de cliente é o registro, para cada pessoa, do que ela fez com o seu negócio. Uma escola guarda matrícula e frequência, uma loja guarda pedidos e devoluções, um prestador de serviço guarda orçamentos e entregas. Os nomes mudam, mas a estrutura por baixo é a mesma para os três: alguém chegou, começou a usar, usou de verdade e pagou.

O People monta essa ficha a partir dos eventos que os sistemas do negócio já geram. Os eventos chegam por webhook assinado ou por importação CSV, e a ficha é preenchida a partir deles.

O arco que vale para qualquer negócio

Quase todo negócio que vende para uma pessoa passa pelas mesmas quatro etapas, mesmo que não as chame assim:

Essas quatro etapas aparecem na ficha como estágios: lead (conheceu), prospect (começou a usar), customer (pagou). O estágio não é digitado. Ele sai dos eventos que chegaram.

O que guardar na ficha

Independente do tipo de negócio, a ficha reúne cinco blocos:

• Identidade: e-mail, telefone e os ids que cada sistema dá à pessoa. Uma pessoa pode aparecer no formulário, no sistema de cobrança e na plataforma de aulas. A ficha junta esses registros pela identidade igual, e duas fichas diferentes nunca se fundem sozinhas.

• Empresa: quando a pessoa compra em nome de uma escola, de uma empresa cliente ou de um condomínio, o domínio do e-mail corporativo identifica a organização. E-mail pessoal, de provedor aberto ao público, não vira empresa.

• Linha do tempo: cada evento, na ordem em que aconteceu, com o canal e as propriedades que a fonte enviou.

• Notas: o que a sua equipe registrou sobre a pessoa, com data.

• Próximo passo: o que precisa ser feito agora, como retornar uma dúvida ou oferecer a segunda aula.

Isso vale para uma pessoa só. Quando você olha para o conjunto, a ficha vira base para entender quem parou antes de pagar e quem usou e não voltou.

Como os eventos dos seus sistemas chegam

A ficha só fica completa se os sistemas do negócio mandarem o que acontece. Cada sistema que você já usa pode enviar seus eventos por webhook assinado para um endereço da fonte no People. O formato é o mesmo para qualquer origem: um tipo de evento, um horário e os dados da pessoa.

{
  "type": "aula.concluida",
  "timestamp": "2026-10-07T12:00:00Z",
  "data": {
    "person": { "email": "ana@escola.exemplo", "name": "Ana Souza" },
    "channel": "web",
    "properties": { "aula": "Primeira aula" }
  }
}

Um sistema de matrícula, um carrinho de compras ou uma ferramenta de agenda pode fazer a mesma coisa, desde que envie eventos ao endereço da fonte: o People coloca o evento na ficha certa. Se o nome do evento no seu sistema for diferente do esperado, você define a tradução na própria fonte, editável a qualquer momento. Tipo sem tradução fica guardado e marcado como a traduzir.

Quando o negócio não tem sistema nenhum, uma planilha pode entrar pela importação CSV, feita pelo painel em uma fonte do tipo importação, de até 500 linhas por vez. Cada linha vira um evento, e importar o mesmo arquivo de novo não duplica nada.

Por que a mesma ficha serve aos três

A escola, a loja e o serviço não precisam de três produtos. O que muda é a resposta a duas perguntas que você faz na conta:

1. O que conta como ativar? Na escola, a primeira aula assistida. Na loja, o primeiro pedido. No serviço, a primeira entrega aceita. Quando a pessoa faz esse evento, o People registra a ativação na data em que ele aconteceu. Se o evento vier de uma fonte já configurada para isso, o People também aceita account.activated direto.

2. Quais etapas o seu processo tem? Uma escola pode ter pré-matrícula, aula e pagamento. Um serviço pode ter orçamento, proposta e entrega. A conta define as etapas, e o que as move são os eventos.

O resto da ficha é igual. Por isso um prestador de serviço e uma escola usam a mesma tela de pessoas, o mesmo centro de comando e a mesma linha do tempo.

Quem decide o contato

Um negócio costuma ter um sinal claro de quando alguém precisa de atenção: um pagamento que não chegou, uma aula que ninguém repetiu, um orçamento parado há uma semana. A ficha mostra esses casos, e agentes podem propor o próximo passo: uma nota, uma mensagem, uma oferta.

Nenhuma mensagem sai sozinha. Antes de existir, cada proposta passa por uma checagem que não usa IA: confere se a pessoa optou por não receber contato, se o horário é adequado e se o limite de contato da semana já foi atingido. Quando a mensagem é para falar com a pessoa, ela espera a sua aprovação. A primeira mensagem para quem nunca escreveu e qualquer oferta de preço também passam sempre por você.

Se a checagem barrar alguma coisa, o motivo aparece na tela. Nada some.

Perguntas frequentes

Preciso saber programar para ter a ficha?

Não para usar a tela, a lista de pessoas nem a linha do tempo. Para que os eventos cheguem, o sistema que os gera precisa enviar um webhook assinado ao endereço da fonte, ou então você usa a importação CSV. Quem administra o sistema pode precisar de ajuda técnica para configurar isso.

A ficha funciona se eu usar três sistemas diferentes?

Sim. Cada sistema é uma fonte com o seu próprio endereço e segredo. A pessoa que aparece em vários sistemas é uma só na ficha, porque o People junta os registros pela identidade igual, e não funde duas fichas sem a sua confirmação.

Qual é a diferença entre lead, prospect e customer?

Lead é quem chegou e deixou contato. Prospect é quem começou a usar. Customer é quem pagou. O estágio é recalculado a partir dos eventos, então cancelar depois de ter pago volta a pessoa para prospect. Você pode mover manualmente o estágio só entre lead e prospect, informando um motivo, e a mudança vale até um evento discordar.

Preciso de um planilha separada para acompanhar os clientes?

Não é preciso. A ficha guarda o histórico, as notas e o próximo passo de cada pessoa. Se você já usa planilha, ela pode ser importada pelo CSV, e a partir daí a ficha passa a ser a referência.

Para continuar lendo

• Lead, prospect e cliente: a diferença e como saber o estágio de cada pessoa

• A ficha de cada cliente, do primeiro toque ao pagamento

• Como mandar eventos dos seus sistemas para a ficha do cliente

Uma ficha para cada pessoa, em qualquer negócio

Uma escola, uma loja e um prestador de serviço precisam responder às mesmas perguntas sobre cada pessoa: quem é, o que ela fez e o que falta fazer. O People guarda isso a partir dos eventos que os seus sistemas já geram, e deixa a decisão de falar com a pessoa com você.

Conhecer o People

Fontes

• Referência do People para pessoas e agentes (llms.txt)

• Página do People